1.1 Denne persondatapolitik (”politik”) er gældende for samtlige de oplysninger, som du giver til
os, og/eller som vi indsamler om dig, enten som led i et medlems-/kunde- eller
bidragyderforhold eller som bruger af vores tjenester, herunder ved færden på vores
hjemmeside. I politikken kan du læse mere om, hvilke oplysninger vi indsamler, hvordan vi
håndterer dine oplysninger og hvor længe, vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse
denne politik og henvende dig til os, såfremt der er oplysninger i politikken, som du ikke kan
acceptere. På www.byensvalgmenighed.dk vil du til enhver tid kunne finde den gældende
version af politikken.

2 Dataansvarlig

2.1 Den dataansvarlige organisation for behandling af dine personoplysninger er:
Byens Valgmenighed
Baggesensgade 7
2200 København N
Tlf. 22 42 27 04
kontakt@byensvalgmenighed.dk
CVR: 31 79 30 25
(Herefter ”organisationen”)

2.2 Den overordnede retlige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er Europa-
Parlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske
personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne
oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil
kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende
bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling
af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober
2017.

2.3 Alle spørgsmål vedrørende nærværende politik, behandlingen af dine oplysninger samt
mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til sekretariatsleder i Byens
Valgmenighed, Maria Vibe Lynge Callesen, på kontakt@byensvalgmenighed.dk eller på tlf. 22
42 27 04.

3 Definitioner

3.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

Personoplysninger

Enhver for form information om en identificeret eller
identificerbar fysisk person. Det vil sige alle
oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i
kombination, kan identificere en bestemt fysisk
person.

Dataansvarlig

Den fysiske eller juridiske person, offentlige
myndighed, institution eller et andet organ, der
alene eller sammen med andre afgør til hvilke
formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages
Behandling af Personoplysninger.

Databehandler

Den fysiske eller juridiske person, offentlige
myndighed, institution eller et andet organ, der
behandler Personoplysninger på den Dataansvarliges
vegne.

Behandling

Enhver aktivitet eller række af aktiviteter som
involverer brug af Personoplysninger, fx indsamling,
registrering, systematisering, ændring af, søgning i,
sammenstilling, overladelse eller videregivelse til
personer, myndigheder, selskaber m.v. uden for
Organisationen.

Særlige kategorier af
personoplysninger

Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk,
religiøs eller filosofisk overbevisning eller
fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, genetiske data,
helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk
persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering
samt oplysninger i form af biometriske data, såfremt
biometriske data behandles med det formål entydigt
at identificere en fysisk person (følsomme
oplysninger).

Persondataforordningen

Europa-Parlamentets og Rådets Forordning (EU)
2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske
personer i forbindelse med behandling af
personoplysninger og om fri udveksling af sådanne
oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF
med tilhørende regulering.

Databeskyttelsesloven

Den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af
forslag til lov om supplerende bestemmelser til
forordning om beskyttelse af fysiske personer i
forbindelse med behandling af personoplysninger og
om fri udveksling af sådanne oplysninger
(databeskyttelsesloven) fremsat den 25. oktober
2017.

4 Formål med behandlingen af dine personoplysninger

4.1 Afhængig af om du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller måske blot bruger af
vores hjemmeside, er vi forpligtede til behandle dine Personoplysninger i et sådant
omfang, at vi dels kan give dig de ydelser, du efterspørger, og at vi dels kan leve op til
de forpligtelser, vi har som valgmenighed. Dette gælder både ved håndtering af dine
eventuelle bidrag – medmindre du vælger at bidrage anonymt – dine eventuelle køb af
ydelser (som fx tilmelding til og betaling for mad og aktiviteter) eller varer hos os,
og/eller når vi skal administrere dine eventuelle abonnementer eller medlemsskaber hos
os. Det kan også være ved din brug af vores webbetaling og/eller i forbindelse med vores
markedsføring/kommunikation over for dig.

5 De personoplysninger, som vi behandler om dig

5.1 Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:

5.1.1 Når du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, indsamler vi følgende almindelige
Personoplysninger fra dig: navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse.
Ved medlemskab indsamles tillige CPR-nr., bopælssogn og informationer om medlemskab
af folkekirke. Ved kundeforhold indsamles også kontaktoplysninger og registrerings- og
kontonummer. Ved bidrag indsamles kortoplysninger til brug for kortbetaling på
www.byensvalgmenighed.dk. Afhængigt af dit forhold til os, indsamler vi oplysninger om
dit CPR-nr., eksempelvis hvis du skal have fradrag for eventuelle bidrag, eller såfremt vi
har en indberetningspligt.

5.1.2 Vi indsamler særlige kategorier af personoplysninger (følsomme oplysninger) om dig i det
tilfælde, at du bliver medlem, fordi vi får oplysninger om din religiøse overbevisning via
oplysning om dit medlemskab af den danske folkekirke og efterfølgende dit medlemskab
af en valgmenighed.

5.1.3 I forbindelse med ansættelse af medarbejdere indsamles navn, CPR-nr, adresse,
postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, registrerings- og kontonummer med
henblik på at håndtere ansættelsesforholdet.

5.2 I nogle tilfælde er det nødvendig for os at indsamle personoplysninger om dig fra andre.
Det kan eksempelvis være fra folkeregisteret via Byens Valgmenigheds lokale sogn eller
Kirkeministeriet. Vi indsamler disse oplysninger med henblik på at kunne udmelde
medlemmer, som jf. vedtægterne ikke længere opfylder deres medlemsforpligtelser
eller for at opdatere vores oplysninger. Vi kan også indsamle kontaktoplysninger om dig
fra sociale medier, eksempelvis Facebook/Messenger, for at kunne komme i kontakt med
dig. I forbindelse med dåb indsamler vi personoplysninger om den, der skal døbes samt
forældrene, fra bopælssognet.

6 Cookies

6.1 På vores hjemmeside gøres der brug af ”cookies” til at styre login samt til at indsamle
webstatistik. En cookie er en lille tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og
lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies er ensbetydende med,
at du mere effektivt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke information
om brugeradfærd, som indsamles via cookies på en måde, der kan forbinde
brugeradfærden med bestemte personer. Du kan indstille din browser til at informere
dig, når du modtager en cookie således, at du altid har mulighed for at tage stilling til,
om du vil acceptere den. Du kan også vælge helt at slå funktionen fra. Hvis du gør det,
så vil hjemmesiden dog ikke fungere optimalt. Cookierne indeholder ikke
Personoplysninger såsom oplysninger om din e-mailadresse, dit bruger-id eller andre
personlige oplysninger udover, hvad der fremgår af nærværende politik. Du kan læse
vores cookiepolitik her https://byensvalgmenighed.dk/cookiepolitik/?
preview_id=1836&preview_nonce=2a5b95e20b&_thumbnail_id=-1&preview=true

7 Sådan behandler vi dine personoplysninger

7.1 Helt konkret bruger vi dine Personoplysninger til flere forskellige formål afhængig af, om
du er medlem, kunde eller bidragyder hos os, eller om du blot er bruger af vores
hjemmeside.

7.1.1 Er du medlem hos os, anvender vi dine Personoplysninger til at:
• kunne administrere dit medlemsforhold;
• kunne sende dig nødvendig information om dit medlemskab;
• kunne sende dig markedsføringsmateriale, såfremt dette ligeledes er i
overensstemmelse med den til enhver tid gældende markedsføringslov;

7.1.2 Er du kunde hos os (fx ved køb af mad og tilmedling til arrangementer), anvender vi dine
Personoplysninger til at:
• stille funktionaliteterne på vores hjemmeside, herunder i vores webshop, til
rådighed for dig;
• fremsende ordrebekræftelser til dig;
• svare på dine eventuelle spørgsmål og efterkomme dine anmodninger;
• kunne udføre dine ordrer;
• kunne håndtere administration af kundeforholdet til dig;
• kunne sende dig markedsførings-/kommunikationsmateriale, såfremt dette
ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende
markedsføringslov.

7.1.3 Er du bidragyder hos, os anvender vi dine personoplysninger til at:
• kunne administrere dit/dine indbetalinger;
• kunne sende dig nødvendig information om dit/dine bidrag;
• kunne indberette dit bidrag til SKAT, så dit bidrag vil fremgå af din selvangivelse;
• kunne sende dig markedsførings-/kommunikationsmateriale, såfremt dette
ligeledes er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende
markedsføringslov.

7.1.4 Er du alene bruger af vores hjemmeside, anvender vi dine personoplysninger til at
• kunne stille funktionaliteterne på vores hjemmeside til rådighed for dig;
• udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside;
• optimere vores hjemmesides indretning;

8 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig

8.1 Når du bliver medlem hos os, giver et bidrag til os, køber en vare (fx mad eller
tilmelding til en aktivitet) i vores webshop eller indgår anden form for aftale med os, så
behandler vi dine almindelige personoplysninger til netop det pågældende formål. Vi kan
også behandle dine almindelige personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller
lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske
grundlag for behandling af dine personoplysninger er Persondataforordningens artikel 6,
stk. 1 (b), idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde
vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din
eventuelle indgåelse af en aftale med os.

8.2 Vi har også mulighed for at behandle dine almindelige personoplysninger, fordi vi har en
legitim interesse i at behandle oplysningerne om dig, jf. Persondataforordningens artikel
6, stk. 1 (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige
Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.

8.3 Vi har en legitim interesse i at behandle dine personoplysninger (dit navn og din e-mail
adresse) til brug for markedsførings-/kommunikationsformål. Vores legitime interesse
består således i at kunne kontakte dig og sende dig nyt fra kirken, så du kan deltage i
forskellige aktiviteter og er orienteret om, hvad der sker i kirken. Vi overholder
naturligvis markedsføringslovens regler. Det er ligeledes med henvisning til denne
bestemmelse, at vi udarbejder diverse statistikker over antallet af medlemmer, køb,
bidrag, brug af hjemmesiden, m.v.

8.4 I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle personoplysninger om dig. Det
kan fx være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af
reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra
afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører. Det kan ligeledes
være i forbindelse med indberetninger til SKAT, så du kan få fradrag for dit bidrag til os.
Indberetninger til SKAT skal ske med angivelse af CPR-nr., jf. Skattekontrolloven, og det er
derfor grundlaget for vores behandling af oplysninger om dit CPR-nr.

8.5 Vi bruger også dine personoplysninger og CPR-nr, når vi opretter og/eller opsiger dit
medlemskab valgmenigheden og i forbindelse med dåb og ægteskab.

8.6 Såfremt du afgiver eller har afgivet særlige kategorier af personoplysninger (følsomme
oplysninger) til os, fx oplysninger om dit religiøse tilhørsforhold, så er grundlaget for
vores behandling Persondataforordningens artikel 9, stk. 2 (d), idet vi er et organ, som
ikke arbejder med gevinst for øje, og idet vores sigte er af religiøs art. Behandlingen af
dine særlige kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger) foretages som led i
vores legitime aktiviteter med henblik på at administrere din involvering i Byens
Valgmenighed. Derudover sker behandlingen af dine oplysninger under den betingelse, at
du enten er medlem af vores organisation, er tidligere medlem eller at du, på grund af
organisationens formål, er i regelmæssig kontakt med os.

8.7 Er du ikke kunde, medlem eller bidragyder hos os, men fx blot bruger af vores
hjemmeside, har vi – i begrænset omfang – brug for at kunne administrere de
oplysninger, som du selv afgiver til brug for fx cookie-håndtering. Læs mere i vores
cookiepolitik https://byensvalgmenighed.dk/cookie-politik/ Vi kan i nogle tilfælde
registrere, hvilke IP-adresser, der har besøgt vores hjemmeside. En IP-adresse kan være
en personoplysning, og såfremt vi behandler din IP-adresse, så vil det ske på samme
grundlag som beskrevet ovenfor under pkt. 8.2.

9 Deling af dine personoplysninger

9.1 Vi kan dele dine personoplysninger med de leverandører og samarbejdspartnere, som
bistår os fx med udførelsen af din ordre, eller som bistår os med vores IT-drift, hosting,
mv. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores
serviceleverandører, vores tekniske support og vores bank.

9.2 I tillæg til ovenstående så deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil,
fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder som fx SKAT.

10 Deling af dine oplysninger med modtagere uden for EU/EØS

10.1 Enkelte af vores serviceleverandører befinder sig uden for EU/EØS. Det forekommer
derfor, at vi deler dine personlige oplysninger med modtagere i lande uden for EU/EØS.
Dette forudsætter dog, at:
• det pågældende land eller den internationale organisation har et tilstrækkeligt
beskyttelsesniveau som fastslået af Europa-Kommissionen;
• der mellem os og den pågældende modtager af dine personoplysninger er indgået
standardbestemmelser om databeskyttelse vedtaget af Europa-Kommissionen;
• den pågældende modtager er certificeret jf. artikel 42 i Persondataforordningen;
eller
• den pågældende modtager har et sæt godkendte bindende virksomhedsregler
(Binding Corporate Rules).

10.2 Det kan også ske, at vi anmoder om dit samtykke til overførsel til modtagere beliggende
uden for EU/EØS, eller at dette er nødvendigt som følge af en aftale med dig eller
foranstaltninger truffet i anledning af aftale med dig. Disse undtagelser for overførsel er
omfattet af Persondataforordningens artikel 49.

10.3 Du kan til enhver tid få oplysning om eller eventuelt en kopi af hvilke fornødne
garantier, der udgør grundlaget for overførsel af Personoplysninger til modtagere uden
for EU/EØS eller, såfremt der anvendes undtagelser som nævnt i
Persondataforordningens artikel 49, hvilke undtagelser der lægges til grund for en
eventuel overførsel.

11 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

11.1 Vi opbevarer dine personoplysninger efter nedenstående regler:

11.2 Er du kunde (tilmelding til fx events) hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op
til 5 år fra betalingsåret.

11.3 Er du medlem hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år fra din
eventuelle udmeldelse.

11.4 Er du bidragyder hos os, vil vi opbevare dine personoplysninger i op til 5 år fra året for
dit seneste bidrag.

12 Dine rettigheder

12.1 Indsigt

12.1.1 Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive
til os (på ovenstående adresse – se under pkt. 2.1) kan du anmode om indsigt i de
personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne
er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

12.2 Berigtigelse og sletning

12.2.1 Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering
af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så
hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi – af en eller anden grund –
ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

12.3 Begrænsning af behandling

12.3.1 Du har – under særlige omstændigheder – ret til at få begrænset behandlingen af dine
personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af
behandlingen af dine personoplysninger.

12.4 Dataportabilitet

12.4.1 Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv,
som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format
(dataportabilitet). Kontakt os venligst, hvis du vil udnytte muligheden for
dataportabilitet.

12.5 Indsigelsesret

12.5.1 Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde,
hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller
offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Det fremgår
af nærværende politik i hvilket omfang, vi behandler dine oplysninger til sådanne
formål. Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

12.6 Tilbagekaldelse af samtykke

12.6.1 Hvis behandlingen af dine personplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver
tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden
af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os
venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.

12.6.2 Hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke til at modtage salgsfremmende oplysninger
og tilbud i almindelighed, herunder med almindelig post, e-mail, via SMS, telefonisk eller
via andre elektroniske midler, kan du til enhver tid gøre det ved at skrive til
kontakt@byensvalgmenighed.dk Hvis vi er i tvivl om din identitet, kan vi bede dig om at
identificere dig selv. Bortset fra de almindelige kommunikationsomkostninger er dette
gratis.

12.7 Du kan skrive til kontakt@byensvalgmenighed.dk for at gøre brug af én eller flere af
ovenstående rettigheder.

12.8 Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte
rettigheder. Det er derfor ikke sikkert, at du for eksempel har ret til dataportabilitet i
det konkrete tilfælde – det afhænger af de særlige omstændigheder for den pågældende
behandlingsaktivitet.

13 Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

13.1 Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér,
hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi
beder om, så kan det have den konsekvens, at vi ikke kan levere de tjenester til dig, som
du efterspørger, gennemføre dine ordrer, oprette dig som bidragyder, oprette dig som
medlem af en valgmenighed, etc.

14 Sikkerhed

14.1 Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed
fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene
overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et
tilsvarende passende sikkerhedsniveau.

15 Klage til tilsynsmyndighed

15.1 Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det
danske datatilsyn:
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail:
dt@datatilsynet.dk

16 Opdatering af denne politik

16.1 Byens Valgmenighed er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om
beskyttelse af Personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt
denne Politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende
principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af
Politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret
version af Politikken.

16.2 Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive
offentliggjort på www.byensvalgmenighed.dk og kan eventuelt blive meddelt dig via
Byens Valgmenigheds nyhedsmail og Facebook-side, såfremt du er tilmeldt disse.

Denne politik er seneste opdateret 9. maj 2018